Facility Manager (m/w/d)

Seit über 180 Jahren unterstützen wir Unternehmen weltweit dabei, Arbeitsprozesse einfacher, effizienter und zukunftssicher zu gestalten. Mit Niederlassungen in über 40 Ländern und Kunden in mehr als 180 Märkten sind wir ein globaler Partner für Fachwissen und Technologie.

Unsere Lösungen verbinden tiefgehendes Know-how mit innovativen Technologien – inklusive moderner KI-Funktionen – und helfen unseren Kunden, ihre größten Herausforderungen erfolgreich zu meistern. Mehr als 21.000 Kolleginnen und Kollegen weltweit arbeiten gemeinsam daran, Wissen nutzbar zu machen und Arbeitsprozesse neu zu denken.

Als Teil der globalen Corporate Functions von Wolters Kluwer übernimmt das Facility Management eine wichtige divisionsübergreifende Rolle. In Deutschland betreut das Team 12 Standorte und schafft die Rahmenbedingungen für erfolgreiches Arbeiten von rund 1.200 Mitarbeitenden.

Facility Management & Betrieb

• Gesamtverantwortung für das operative und kaufmännische Facility Management von 12 gemieteten Standorten in Deutschland

• Steuerung des technischen Facility Managements über externe Dienstleister in enger Abstimmung mit Vermietern

• Sicherstellung der Verfügbarkeit, Sicherheit und Funktionalität aller gebäudetechnischen Anlagen

• Koordination von Wartungs‑, Prüf‑ und Instandhaltungsmaßnahmen

Arbeitssicherheit, Gesundheit & Compliance

• Sicherstellung der Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben, insbesondere:

  • Arbeitsstättenrichtlinien (ASR)

  • Arbeitsschutzgesetz sowie DGUV‑Vorgaben

• Organisation und Durchführung von ASA‑Begehungen in Zusammenarbeit mit unserem externen Partner (derzeit DEKRA)

• Planung und Organisation von Evakuierungsübungen sowie Notfall‑ und Sicherheitskonzepten

• Koordination arbeitsmedizinischer Gesundheitsuntersuchungen in Zusammenarbeit mit HR

• Vorbereitung, Begleitung und Nachverfolgung interner und externer Audits

Vertrags‑, Kosten‑ und Lieferantenmanagement

• Prüfung und Verwaltung von Mietverträgen inkl. Laufzeiten, Optionen und Verpflichtungen

• Kontrolle und Freigabe von Mieten, Nebenkostenabrechnungen und FM‑bezogenen Rechnungen

• Vertragsmanagement für alle gebäude‑ und mitarbeiterbezogenen Services
  (z. B. technisches FM, Sicherheit, Reinigung, Post‑ und Logistikservices, Kaffee‑ und Office‑Services)

• Steuerung und Bewertung externer Dienstleister inkl. SLA‑ und KPI‑Monitoring

• Kostenkontrolle und Identifikation von Optimierungspotenzialen

Zusammenarbeit & Reporting

• Enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen (HR, IT, Finance, Legal, Security)

• Umsetzung internationaler Corporate‑Policies und Standards im lokalen Umfeld

• Erstellung regelmäßiger Reports für nationale und internationale Stakeholder

• Unterstützung von Projekten wie Standortoptimierungen, Umbauten oder Workplace‑Initiativen

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Facility Management, Immobilienmanagement, Ingenieurwesen, Bauwesen oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung im Facility Management, idealerweise in einem internationalen Unternehmensumfeld

• Fundierte Kenntnisse im Betrieb gemieteter Gewerbeimmobilien

• Sehr gute Kenntnisse in Arbeitssicherheit, Brandschutz und gesetzlichen Betreiberpflichten

• Erfahrung im Vertrags‑, Kosten‑ und Lieferantenmanagement

• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit FM‑ oder CAFM‑Systemen von Vorteil

• Hohe Eigenverantwortung und strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise

• Ausgeprägte Kommunikations‑ und Schnittstellenkompetenz

• Durchsetzungsvermögen im Umgang mit Vermietern und Dienstleistern

• Organisationstalent und Fähigkeit, mehrere Standorte parallel zu steuern

• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen innerhalb Deutschlands

• Sichere Zukunft: Sie erhalten eine unbefristete Festanstellung in einem internationalen Unternehmen sowie eine betriebliche Altersvorsorge mit persönlicher Beratung.

• Work-Life-Balance: Freuen Sie sich auf 30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeiten.

• Arbeiten im Ausland: Sie haben die Möglichkeit, innerhalb von zwölf Monaten bis zu 20 Tage flexibel im Ausland zu arbeiten.

• Karriereentwicklung: Wir unterstützen Sie mit einem strukturierten Onboarding, Learning on the Job, internationalen Karriereoptionen sowie internen und externen Weiterbildungsangeboten.

• Gesundheit & Soziales Engagement: Unser Corporate Benefits Programm bietet Ihnen zahlreiche Vorteile, von JobRad bis hin zu Lebens- und Rentenberatung. Darüber hinaus erhalten Sie mit dem Volunteer Day einen zusätzlichen freien Tag, um soziale Projekte zu unterstützen. Mit unserem Programm „Wolters Kluwer hilft“ engagieren wir uns zudem als Unternehmen für soziale Projekte.

• Moderne Arbeitsumgebung: Sie arbeiten mit leistungsstarker IT-Ausstattung an modernen Arbeitsplätzen im Shared-Desk-System, profitieren von kostenlosen Getränken und gut angebundenen Bürostandorten.

• Teamspirit: Bei unseren Mitarbeiterevents und über unser Mitarbeiterempfehlungsprogramm erleben Sie echten Zusammenhalt. Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und Raum für Ihre Ideen sind für uns selbstverständlich.